Notulen adalah rangkuman yang singkat, sistematis, padat dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang. Notulen sendiri memiliki fungsi yang tentunya sangat penting dalam kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen:
- Notulen dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.
- Notulen dapat digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat. Dan juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.
Pembuat Notulen
Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang mencatatnya adalah notulis. Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapar menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.
Pembuatan Notulen Rapat yang Baik dan Benar
Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Notulen sekurang-kurangnya berisi:
- Tujuan kegiatan
- Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
- Saran dan keputusan dalam kegiatan
- Waktu pelaksanaan
- Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.
Kepala Notulen
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :- Nama atau tema yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu (Jam) pelaksanaan acara
- Tempat pelaksanaan acara
- Acara saat berlangsung
- Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis, Peserta
Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut. Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan Keputusan dari Hasil
- Waktu (Jam) penutupan
Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
- Nama Jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan NIP
Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :
- Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
- Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
- Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.
Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta pembicaraan penting lainnya. Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati. Oleh karena itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus mampu mencatat hal-hal penting dan hasil-hasil yang dicapai.
Format contoh Notulen
KOP SURAT
=============================================================
NOTULEN
Nama rapat: ..............................................................
Hari : ..............................................................
Jam : ..............................................................
Tempat : ..............................................................
Acara :
1. .............................................................
2. .............................................................
3. .............................................................
Penutup.
Pemimpin rapat: ..........................................................
Notulis : ..........................................................
Peserta Rapat:
1. ................................................................
2. ................................................................
3. ................................................................
4. ................................................................
5. ................................................................
Hasil rapat:
1. ..................................................................
2. ..................................................................
3. ..................................................................
4. ..................................................................
5. ..................................................................
............................................
Notulis
(Nama Jelas )
